Ska du planera ditt första event? Då är du förmodligen både förväntansfull och lite stressad. Men det behöver inte alls vara stressigt så länge du är ute i god tid och tänker igenom alla steg noggrant. Då kommer istället ditt event bli framgångsrikt och uppskattat av deltagarna. Här berättar vi hur du lyckas med ett framgångsrikt event.

Var ute i god tid

Denna punkt är a och o när det handlar om att planera ett bra event. Börja gärna planera ett halvår i förväg, speciellt om det rör sig om ett större event. Du måste hinna kontakta olika leverantörer i tid och se till att alla avtal är spikade lång tid i förväg. Dock får du inte glömma att vara flexibel när du samtalar med olika leverantörer. Du måste vara beredd på att datum flyttas fram några dagar eller att andra detaljer ändras. Kompromissa och ta fram en lösning som båda parter är nöjda med. Det är ett tips för planering av evenemang du alltid bör ha med dig oavsett storleken på eventet.

Bestäm en budget

Budgeten är en viktig del i att planera ett event och det är viktigt att vara på det klara med detta när det är dags att börja förhandla. Då vet du hur mycket du är beredd och betala och kan utnyttja det för att förhandla fram ett bra pris tillsammans med olika leverantörer.

Bestäm vem som ska göra vad

Om det är ett större event är det knappast troligt att du klarar av att anordna allt på egen hand. Om ni är en grupp som håller i det är det viktigt att du ger alla tydliga arbetsuppgifter och att alla vet exakt vad de ska göra. Annars kan det lätt uppstå missförstånd och det finns risk att saker och ting inte blir gjorda i tid.